Tyle czasu przeciętnie odzyskuje zespół finansowy po automatyzacji procesów raportowania i zamknięcia miesiąca.
Konsultacje finansowe online
Cyfryzacja
Cyfryzacja
procesów
finansowych
Firmy tracą czas i pieniądze na ręczne procesy, które można zautomatyzować w ciągu kilku tygodni. Pomagamy to zmienić - konkretnie i bez zbędnej teorii.
„Mamy już system - po co nam zmiana?"
To najczęstszy argument, który słyszymy. Posiadanie systemu ERP czy arkuszy kalkulacyjnych nie oznacza, że procesy działają sprawnie. Większość firm używa narzędzi cyfrowych tylko częściowo - reszta nadal wymaga ręcznej interwencji.
Problem nie leży w braku oprogramowania. Leży w tym, że poszczególne elementy nie są ze sobą połączone - dane przepisuje się ręcznie między systemami, raporty składa się z kilku źródeł, a każde zamknięcie miesiąca to kilka dni pracy.
Rozproszone dane
Czas zamknięcia
Błędy w raportach
Po konsultacji
Co konkretnie się zmienia
Nie chodzi o technologię samą w sobie. Chodzi o to, że ludzie przestają tracić czas na zadania, które system powinien wykonywać za nich.
Po zakończeniu współpracy klienci zazwyczaj wskazują na trzy obszary, które zmieniły się najbardziej:
- Zamknięcie miesiąca, które wcześniej zajmowało 4–5 dni, skraca się do jednego dnia roboczego - bez dodatkowego personelu.
- Dane finansowe stają się dostępne w czasie rzeczywistym, a nie po fakcie - decyzje opierają się na aktualnych liczbach, nie na szacunkach.
- Zespół finansowy przestaje pełnić rolę „przepisywaczy" i może skupić się na analizie i planowaniu.
Wyniki, które powtarzają się u różnych klientów
Poniższe liczby pochodzą z różnych projektów - różne branże, różne skale działalności. Nie są to wartości jednorazowe.
Tyle zajmuje przejście od diagnozy do działającego, zintegrowanego środowiska - przy regularnym zaangażowaniu po obu stronach.
Większość klientów zaczyna z 3–5 rozdzielonymi systemami. Po projekcie dane płyną przez jedno centralne środowisko.
Kiedy ta praca ma sens
Nie każda sytuacja wymaga pełnego projektu cyfryzacji. Ale są okoliczności, w których brak działania kosztuje więcej niż wdrożenie.
Firma rośnie, ale procesy nie nadążają
Przy 20 fakturach miesięcznie ręczne przetwarzanie działa. Przy 200 - zaczyna generować błędy i opóźnienia, które widać w wynikach.
Nowy CFO lub dyrektor finansowy
Zmiana na stanowisku to naturalny moment na przegląd procesów - bez politycznych kosztów kwestionowania status quo.
Przygotowanie do audytu lub due diligence
Inwestorzy i audytorzy oczekują przejrzystości danych. Porządkowanie dokumentacji w ostatniej chwili jest kosztowne - zarówno finansowo, jak i wizerunkowo.
Fuzja lub przejęcie
Integracja dwóch środowisk finansowych bez wspólnej architektury danych to jeden z najczęstszych powodów opóźnień po transakcji.
}
Główny problem: fragmentacja danych
Większość firm nie ma problemu z brakiem danych - ma problem z tym, że dane są wszędzie i nigdzie jednocześnie. Arkusze w działach, eksporty z systemów ERP, pliki przesyłane e-mailem - każdy z nich jest częściowo aktualny i częściowo nieaktualny.
Gdy ktoś pyta o wynik na konkretnym projekcie albo o marżę za ostatni kwartał, odpowiedź wymaga zebrania danych z kilku miejsc, ręcznego ich połączenia i weryfikacji. To nie jest problem technologiczny - to problem architektury informacji.
Rozwiązanie nie polega na kupnie kolejnego systemu. Polega na zaprojektowaniu przepływu danych tak, żeby informacja trafiała tam, gdzie jest potrzebna - bez pośrednictwa człowieka przy każdym kroku.
Diagnoza zajmuje zwykle dwa tygodnie. Już na tym etapie klienci wiedzą, gdzie tracą czas i co można zmienić bez dużych nakładów.
Środowisko, w którym pracujemy
Vavytui działa na styku finansów i technologii od 2022 roku. Poniżej - kontekst, który kształtuje sposób pracy z klientami.
Partnerzy i ekosystem
Współpraca z dostawcami systemów ERP
Pracujemy niezależnie od konkretnych vendorów - co oznacza, że rekomendacje opierają się na potrzebach klienta, nie na umowach partnerskich.
Sieć specjalistów ds. wdrożeń
Kiedy projekt wymaga kompetencji technicznych poza zakresem konsultacji, współpracujemy ze sprawdzonymi specjalistami - bez pośredniczenia w ich pracy.
Branże i konteksty
Produkcja i dystrybucja
Firmy produkcyjne mają złożone przepływy kosztów - materiały, robocizna, magazyn. Cyfryzacja tych procesów wymaga zrozumienia specyfiki branżowej, nie tylko narzędzi.
Usługi profesjonalne i firmy projektowe
Rozliczanie projektów, kontrola rentowności klientów, prognozowanie przychodów - to obszary, gdzie ręczne procesy generują największe ryzyko błędu.
Spółki w fazie wzrostu
Firmy między 20 a 200 pracownikami często mają procesy zaprojektowane na mniejszą skalę. Moment, w którym to przestaje działać, jest zwykle dobrze widoczny - ale zbyt często ignorowany.